中小企時間有限 要開高效會議

在爭分奮秒的商業世界中，時間就是金錢，團隊的時間管理能力是企業的競爭力。研究顯示，高階主管平均每週花23小時在會議上，其中有八個小時是沒有效益的¹。加拿大電商推出精簡會議的計劃後，每位員工花在會議上的時間減少了14%，而項目的完成率則提升了18%²。

要提高會議效率，並讓團隊於工作時間發揮最大效益，馬上參考以下3大重點：

1) 會議簡短扼要

在一場會議中傳遞過量資訊，是難以讓人抓住重點或牢牢記住。有英國的心理學家就着心理學學會的一場會議進行研究，發現與會者在兩周後平均只記得會議要點的8.4%，42%的記憶更是面目全非，很多與會者印象中的重點是會議上未提及過的³。

想提高會議效率，會議的內容應以避免超過3項為原則，否則會令會議失去焦點，並忽略了最重要的議題。 網際網路線上零售商在創辦人的建議下，開會亦不再使用簡報，而是透過6頁的備忘錄事先發送給與會者，會議後再由與會者分別對備忘發表意見和進行改寫，藉此分享彼此意見³。

2) 準確控制會議時間

社群網路服務科技公司的首席營運官以控制會議簡短有力聞名，在一場預計需時1小時的會議，只要所有主題討論完畢，就能在10分鐘內便結束會議³。不少公司會因為會議設定了1小時便開1小時的會議，而非看討論事項是否完成。

丹麥亦以幸福工作方式而聞名，當地人通常在4時便下班，但國際競爭力於2022年及2023年均取得第一名⁴。有丹麥公司將30分鐘的會議設定為25分鐘，1小時的會議則設定為50分鐘，目的是想讓大家注意時間的運用，訂立時間限制大家會更可以針對性安排會議日程，而非整點的時間會讓人更頻繁看時間⁴。

3) 控制出席人數

參與人數過多常常導致溝通不暢和意見分歧。網際網路線上零售商創辦人提出「兩塊薄餅原則」，即是如果當兩塊薄餅不足讓所有與會者果腹，這就代表會議人數過多了。他相信與會人數較少，會議進程會較為順利，並減少意見不合的機率。電動車公司執行官也支持小會議，他認為除非確定參與者的貢獻和想法，否則他們沒有必要參加²。

如此多商界名人也奉行高效會議，企業的管理層也不妨從中學習提升會議效率！

總括而言，精簡會議不僅能節省時間，還能提高工作效率和項目完成率。對於中小企來說，這些策略尤為重要。透過簡短扼要的會議、控制會議時間和出席人數，企業可以更有效地利用資源，在繁忙的工作中找到更高效的會議方式！

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¹ 資料來源：哈佛商業評論

² 資料來源：天下

³ 資料來源：經理人

⁴ 資料來源：商業周刊